Aanmaning maken, met de rente al uitgerekend

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een brief waarin je je klant een laatste termijn geeft om een openstaande factuur te betalen. Je zegt erin wat er gebeurt als hij dat niet doet.

De betekenis volgt uit artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek: een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn brengt je klant in verzuim als hij niet betaalt. Je stuurt hem meestal na de betalingsherinnering.

Herinnering, aanmaning of ingebrekestelling?

Een herinnering is een vriendelijk seintje, een aanmaning geeft een laatste termijn met gevolgen, en een ingebrekestelling brengt je klant in verzuim. Bij een particulier is je aanmaning ook je ingebrekestelling: betaalt hij niet binnen de termijn, dan is hij in verzuim en loopt de rente.

Na de aanmaning volgt bij een bedrijf de sommatie: de laatste brief voordat je de vordering uit handen geeft. Bij een particulier volgt de 14-dagenbrief, de brief die de wet eist voordat je incassokosten mag vragen.

Wanneer stuur je een aanmaning?

Je stuurt een aanmaning zodra de betaaltermijn voorbij is en je klant ook na je herinnering niet heeft betaald. Een wettelijke wachttijd is er niet.

Veel ondernemers sturen de herinnering een paar dagen na de vervaldatum en de aanmaning een week later. Wacht niet te lang: hoe ouder de factuur, hoe lastiger je hem int.

Wat moet er in een aanmaning staan?

In een aanmaning staan de factuur, het bedrag, een concrete uiterste betaaldatum en wat er gebeurt als je klant niet betaalt. Met deze punten erin voldoet hij aan de wettelijke eisen.

• Factuurnummer, datum en bedrag
• Een termijn van 14 dagen na ontvangst
• Je rekeningnummer en het kenmerk
• Rente tot vandaag, bij een bedrijf
• De incassokosten als hij niet betaalt
• Hoe je klant je kan bereiken

Tips voor de toon

Een aanmaning met een vaste datum en een zakelijke, vriendelijke toon wordt vaker betaald dan een boze brief. Let op deze vier dingen:

• Noem een datum, zoals "uiterlijk 14 november", in plaats van "zo snel mogelijk".
• Zet er niet "eerste aanmaning" boven, anders wacht je klant op de volgende.
• Noem alle openstaande facturen, zodat je klant alles in één keer betaalt.
• Schrijf in de taal van je klant, zodat hij niet kan zeggen dat hij het niet begreep.

Voorbeeld aanmaning met incassokosten

Een factuur van € 1.000 aan een bedrijf die 30 dagen te laat is, geeft in de aanmaning € 150,00 incassokosten en € 8,34 handelsrente. Je klant betaalt dan € 1.158,34.

De incassokosten volgen uit de staffel, de rente uit het percentage van het halfjaar. De voorbeeldbrief hierboven laat zien hoe je dat in de aanmaning zet.

Bedrijf of particulier: wat is het verschil?

Bij een bedrijf loopt de rente al vanaf de vervaldatum, bij een particulier pas als de termijn van je aanmaning voorbij is. Ook een zzp'er of eenmanszaak is een zakelijke klant.

Mag je kosten rekenen voor een aanmaning?

Bij een particulier mag je geen aanmaningskosten rekenen. Bij een bedrijf mag je vanaf de vervaldatum minimaal € 40 incassokosten vragen.

Administratiekosten bovenop de wettelijke incassokosten zijn bij een particulier niet toegestaan. Je vraagt de incassokosten daar pas met de 14-dagenbrief, volgens de staffel.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen?

De wet noemt geen aantal aanmaningen. Eén duidelijke aanmaning met een vaste termijn is genoeg.

Een tweede of laatste aanmaning mag, maar levert je geen extra rechten op. De incassokosten blijven het bedrag uit de staffel, hoeveel brieven je ook stuurt.

Hoe verstuur je een aanmaning?

Je verstuurt een aanmaning per e-mail en per post, en aangetekend als het om veel geld gaat. Een aanmaning per mail is rechtsgeldig: de wet vraagt een schriftelijke aanmaning, en een e-mail is schriftelijk.

De brief werkt pas als je klant hem heeft ontvangen. Bij een e-mail of gewone brief kun je dat lastig bewijzen, aangetekend versturen geeft je een bewijs van ontvangst.

Wat als je klant niet betaalt of bezwaar maakt?

Betaalt je klant niet binnen de termijn, dan stuur je een sommatie of bij een particulier de 14-dagenbrief. Beide geven nog eens 14 dagen, daarna kun je een incassobureau inschakelen.

Betaalt hij dan nog niet, dan kun je naar de rechter. Vorderingen tot € 25.000 gaan naar de kantonrechter, daar heb je geen advocaat nodig.

1. Geen reactie

   Wacht de termijn af. Stuur daarna de sommatie, of bij een particulier de 14-dagenbrief.

2. Klant betwist de factuur

   Vraag schriftelijk wat er niet klopt. Bewaar je offerte, opdracht en mails.

3. Klant wil in delen betalen

   Leg de afspraak vast in een mail. Noem de bedragen en de data.