Incassobureau inschakelen: wanneer mag het en wat kost het?

Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?

Bij een bedrijf mag je een incassobureau inschakelen zodra de betaaltermijn voorbij is. De wet kent voor zakelijke klanten geen wachttijd en geen verplichte herinnering.

Toch is het verstandig om eerst zelf een sommatie te sturen. Veel klanten betalen dan alsnog, en het bureau ziet dat je je klant een laatste kans gaf.

Is je klant een particulier?

Bij een particulier stuur je eerst de 14-dagenbrief, anders mag niemand incassokosten rekenen. Ook een bureau niet.

In die brief geef je je klant 14 dagen om zonder extra kosten te betalen. De termijn begint de dag nadat je klant de brief ontving.

Wanneer is het verstandig?

Bij een particulier na je 14-dagenbrief, bij een bedrijf na je sommatie. Dan heb je je klant zelf een laatste kans gegeven.

Reageert je klant niet meer of komt hij een afspraak twee keer niet na? Dan heeft langer wachten weinig zin.

Een factuur verjaart meestal 5 jaar nadat hij betaald had moeten zijn. Verkocht je een product aan een particulier, dan is dat 2 jaar.

Een schriftelijke aanmaning stopt de verjaring, daarna begint de termijn opnieuw. Met de verjaring-check zie je of je nog op tijd bent.

Vanaf welk bedrag is een incassobureau de moeite?

Er is geen wettelijk minimumbedrag, maar sommige bureaus hanteren er zelf een. Of het loont, hangt af van wat het bureau kost en wat je klant aan incassokosten betaalt.

Bij een bedrijf vraag je minimaal € 40 incassokosten. Een vaste prijs van € 24,50 is daar lager dan, maar bij een kleine factuur is het toch een groot deel van het bedrag.

Vergelijk daarom de prijs en de voorwaarden van een paar bureaus voordat je een opdracht geeft.

Wat kost een incassobureau inschakelen?

Een incassobureau werkt met een vaste prijs per zaak of op basis van no cure no pay. Bij een vaste prijs betaal je het bureau en houd jij de incassokosten en de rente die je klant betaalt.

Bij no cure no pay betaal je niets zolang het bureau niets int. Het bureau houdt dan zelf de incassokosten en de rente.

Het voorbeeld is een factuur van € 1.000 aan een bedrijf, die je klant na 90 dagen helemaal betaalt. Je krijgt dan € 1.000,00 plus € 25,03 handelsrente en € 150,00 incassokosten, min € 24,50 voor het bureau.

Betaalt je klant bij no cure no pay maar een deel, dan houdt incasso.nl daarvan 5% tot 15%. Trek je de zaak in, dan betaal je de incassokosten zelf.

Wie betaalt de incassokosten?

Je klant betaalt de incassokosten. Bij een particulier alleen als je de 14-dagenbrief stuurde en het bureau geregistreerd is.

Het Besluit BIK bepaalt hoeveel de incassokosten mogen zijn.

Wil je weten wat de stap naar de rechter daarna kost? Zie wat het kost om je factuur te innen, per stap voor jouw bedrag.

Over de eerste € 2.500 van de factuur is dat 15%, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Reken het precies uit met de incassokosten-rekenhulp.

Incassobureau of deurwaarder?

Voor een gewone onbetaalde factuur is een incassobureau met een vaste prijs meestal genoeg.

Verwacht je dat het naar de rechter gaat? Kies dan meteen een gerechtsdeurwaarder.

Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding uitbrengen en na een uitspraak beslag leggen. Een incassobureau moet daarvoor zelf een deurwaarder inschakelen.

Een deurwaarder kan ook de eerste stap doen: je klant vragen om vrijwillig te betalen.

Wat doet een incassobureau en wat mag het niet?

Een incassobureau stuurt je klant aanmaningen, belt en stelt een betalingsregeling voor. Dat heet de minnelijke fase: er komt nog geen rechter aan te pas.

Het bureau mag je klant de wettelijke incassokosten en de rente rekenen. Het mag niet meer vragen dan de wet toestaat.

Een bureau mag geen beslag leggen, geen loon inhouden en geen spullen meenemen. Daarvoor is een vonnis van de rechter nodig, en alleen een gerechtsdeurwaarder mag dat uitvoeren.

Is je klant een particulier of zzp'er?

Dan moet je eerst de 14-dagenbrief sturen en moet het bureau in het Justis-register staan. Anders mag niemand incassokosten rekenen.

Een zzp'er met een eenmanszaak telt daarbij als persoon. Lees hieronder hoe je een bureau uit het register kiest.

Kies een bureau uit het register

Een incassobureau dat schulden van natuurlijke personen int, moet ingeschreven staan in het Register incassodienstverlening van Justis. Je zoekt daar op de naam van het bureau.

Is je klant een persoon, ook een zzp'er met een eenmanszaak, en staat het bureau er niet in? Dan vervallen sinds 1 oktober 2026 de incassokosten, en vanaf de eerste brief van dat bureau ook de rente (artikel 18 Wki).

Vergelijk daarnaast de prijs en de voorwaarden. Let vooral op wat je betaalt als je de zaak intrekt of als je klant maar een deel betaalt.

Wat heb je nodig om een incassobureau in te schakelen?

Je geeft het bureau de factuur, je afspraken met de klant en de brieven die je stuurde. Hoe completer je dossier, hoe sneller het bureau kan beginnen.

• de factuur of facturen die openstaan
• de offerte, opdrachtbevestiging of het contract
• je algemene voorwaarden, als je klant die kreeg
• je herinnering, aanmaning, 14-dagenbrief of sommatie
• het bewijs dat je die brieven verstuurde
• e-mails of berichten waarin je klant reageerde

Bewaar zelf een kopie van alles.

Nog geen brief gestuurd? Kijk eerst welke brief je nu mag sturen.

Zo verloopt het na je opdracht

Het bureau schrijft je klant aan en geeft hem meestal 14 dagen om te betalen. Vaak belt het bureau ook.

Wil je klant wel betalen maar kan hij het niet in één keer? Dan stelt het bureau een betalingsregeling voor.

Jij beslist of je die regeling accepteert.

Betaalt je klant ook dan niet, dan is de volgende stap de rechter. Dan komen er kosten bij, zoals griffierecht en de kosten van de deurwaarder.

Die kosten schiet je voor. Win je de zaak, dan moet je klant een deel daarvan aan jou vergoeden.

Hoeveel dat is bij jouw factuur, zie je in de kostenladder.

Met een vonnis kan de deurwaarder beslag leggen. Een vonnis blijft 20 jaar geldig.