Factuur niet betaald? Dit is je volgende stap.

Wat doe je als je factuur niet betaald is?

Is je factuur niet betaald, stuur dan eerst een herinnering en daarna brieven met een termijn, tot je klant betaalt. Welke brieven je nodig hebt, hangt af van of je klant een bedrijf of een particulier is.

1. Bel of mail je klant en vraag waarom de factuur nog openstaat.
2. Stuur een betalingsherinnering met een nieuwe betaaldatum.
3. Bij een bedrijf: stuur een aanmaning of sommatie met rente en incassokosten.
4. Bij een particulier: stuur een ingebrekestelling en daarna een 14-dagenbrief.
5. Betaalt je klant nog steeds niet, schakel dan een incassobureau in of stap naar de rechter.

Voor elke brief maak je hierboven gratis een brief met je eigen gegevens. De bedragen en de termijn staan er al in.

Bel je klant eerst

Bel je klant voordat je een brief stuurt, want vaak is de factuur kwijt of klopt er iets niet. Een telefoontje lost dat sneller op dan een brief.

Vraag of de factuur is aangekomen en of er een probleem is. Zet wat jullie afspreken daarna in een mail, zodat je het later kunt laten zien.

Hoe lang moet je wachten?

Je hoeft niet te wachten: zodra de betaaltermijn op je factuur voorbij is, mag je een herinnering sturen. Doe dat het liefst binnen een week.

Spraken jullie niets af met een bedrijf, dan moet die binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur betalen (artikel 6:119a BW). Is je klant een groot bedrijf en ben jij een kleine ondernemer, dan mag de termijn niet langer zijn dan 30 dagen.

Bij een particulier staat er geen vaste termijn in de wet. Daarom geef je in een ingebrekestelling een laatste termijn, zodat je klant officieel te laat is.

Welke extra kosten mag je vragen?

Betaalt je klant te laat, dan mag je de wettelijke rente en incassokosten vragen, met een minimum van € 40 aan incassokosten. Bij een bedrijf loopt de handelsrente al vanaf de dag na de vervaldatum.

Bij een particulier mag je pas incassokosten vragen na een 14-dagenbrief. Administratiekosten of een boete erbij mag niet, de wettelijke staffel is het maximum.

De incassokosten zijn 15% over de eerste € 2.500 en daarna steeds minder, tot maximaal € 6.775. Bij een factuur van € 1.000 zijn ze € 150.

Wil je weten om welk bedrag het gaat? Gebruik de rekenhulpen hieronder.

Spreek een betalingsregeling af

Kan je klant niet in één keer betalen, spreek dan een betalingsregeling af en zet die op papier. Noem de bedragen, de data en wat er gebeurt als een termijn niet wordt betaald.

Spreek af dat het hele bedrag direct opeisbaar wordt als je klant een termijn mist. Dan hoef je niet opnieuw bij de eerste brief te beginnen.

Wat als je klant de factuur betwist?

Betwist je klant de factuur, vraag dan welk deel hij betwist en waarom, en verzamel je bewijs voordat je verder gaat. Denk aan de opdrachtbevestiging, de afgesproken prijs, bewijs van levering en je mails.

Klopt de klacht, los het dan op of stuur een creditnota voor dat deel. Een particulier mag het deel van de rekening waarover hij klaagt laten openstaan, maar moet de rest wel betalen.

Komen jullie er samen niet uit, dan heeft een incassobureau weinig zin. Een jurist of de kantonrechter beslist dan wie gelijk heeft.

Btw terugvragen bij een onbetaalde factuur

De btw over een onbetaalde factuur vraag je terug bij de Belastingdienst, in je gewone btw-aangifte. Een apart verzoek is niet nodig.

Is de factuur een jaar na de vervaldatum nog niet betaald, dan geldt hij voor de btw als oninbaar. Staat eerder vast dat je klant niet meer betaalt, bijvoorbeeld bij een faillissement, dan vraag je de btw eerder terug.

Je vult het bedrag in als negatieve omzet en negatieve btw. Betaalt je klant later alsnog, dan draag je die btw in je volgende aangifte weer af.

Wanneer verjaart een onbetaalde factuur?

Een onbetaalde factuur verjaart na vijf jaar, of na twee jaar als je een product aan een particulier verkocht. De termijn begint de dag na de vervaldatum.

De vijf jaar geldt voor diensten en voor alles wat je aan een bedrijf verkoopt (artikel 3:307 BW). De twee jaar staat in artikel 7:28 BW en geldt alleen voor de koop van een product door een particulier.

Een schriftelijke herinnering of aanmaning stuit de verjaring, daarna begint een nieuwe termijn. Dat staat in artikel 3:317 van het Burgerlijk Wetboek.

Op welke dag jouw factuur verjaart, zie je met de verjaring-check.

Zo voorkom je een onbetaalde factuur

Factureer direct na de opdracht en zet een duidelijke betaaltermijn op de factuur. Leg in je algemene voorwaarden vast welke rente en incassokosten je rekent bij te laat betalen.