Naar de inhoud
Menu

Proformafactuur maken

Een proformafactuur (ook: pro forma factuur) is een voorlopige factuur die je vooraf stuurt. Je klant ziet wat hij gaat betalen, maar het is nog geen echte factuur.

Wanneer gebruik je hem?

  • Je klant wil vooraf precies weten wat hij betaalt.
  • Je klant betaalt vooruit, voordat je levert.
  • Je klant heeft hem nodig voor de douane, omdat er nog geen factuur is.

De tool zet "Dit is geen factuur." op je proformafactuur. Een nummer is in de tool niet verplicht.

Maak je proformafactuur

Maak je proformafactuur

Vul je gegevens en de regels in. Je ziet de proformafactuur meteen en downloadt hem als PDF of Word.

1. Jouw gegevens

Verplicht als je bij de KvK staat ingeschreven.

2. Je klant
3. Proformafactuur
4. Wat lever je?
Wat moet er op een factuur?
  • Jouw volledige naam. Gebruik je juridische naam, of een handelsnaam die met adres en plaats bij de KvK staat.
  • De volledige naam van je klant.
  • Jouw volledige adres. Dit is de plek waar je echt zaken doet: een postbusnummer alleen is niet genoeg.
  • Het volledige adres van je klant.
  • Jouw btw-identificatienummer. Dat begint met NL.
  • Jouw KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
  • De datum waarop je de factuur uitgeeft.
  • Een factuurnummer uit een doorlopende reeks. Je mag meer dan één reeks gebruiken, maar elk nummer gebruik je maar één keer.
  • Bij goederen: welke goederen je leverde en hoeveel. Bij diensten: welke diensten en hoe omvangrijk.
  • De datum waarop je de goederen of diensten leverde, of de datum van een vooruitbetaling.
  • Het bedrag zonder btw. Heb je meer dan één btw-tarief, dan vermeld je de bedragen per tarief. Noem waar het kan ook de prijs per stuk.
  • Het btw-tarief dat voor de goederen of diensten geldt.
  • Het bedrag aan btw.

Bron: factuureisen van de Belastingdienst. Dit is geen belastingadvies.

    Je gegevens blijven in je browser. We bewaren niets en versturen niets namens jou.

    Zo ziet je proformafactuur eruit

    Velden die je nog niet invulde, tonen voorbeeldgegevens.

    Studio Voorbeeld
    Voorbeeldstraat 1
    1234 AB Utrecht
    info@voorbeeld.nl
    KvK 12345678
    Btw-nummer NL001234567B01

    AanKlantbedrijf B.V.
    t.a.v. J. de Vries
    Klantweg 2
    5678 CD Zwolle

    Proformafactuur 2026-001

    Nummer
    2026-001
    Datum
    1 november 2026
    Vervaldatum
    1 december 2026
    OmschrijvingAantalPrijsBtwBedrag
    Ontwerp huisstijl1€ 850,0021%€ 850,00
    Extra uren aanpassingen4€ 75,0021%€ 300,00
    Drukwerk visitekaartjes250€ 0,4021%€ 100,00
    Totaal excl. btw€ 1.250,00
    Btw 21% over € 1.250,00€ 262,50
    Totaal incl. btw€ 1.512,50

    Dit is geen factuur.

    Betaal voor 1 december 2026 naar rekening NL00 BANK 0123 4567 89 ten name van Studio Voorbeeld, onder vermelding van 2026-001.

    Verschil tussen een proformafactuur en een factuur

    Een factuur stuur je voor wat je geleverd hebt, en die telt mee voor de btw. Een proformafactuur stuur je vooraf en telt niet mee voor de btw.

    Je klant kan de btw alleen aftrekken met een echte factuur waar de btw op staat. Met een proformafactuur kan dat niet.

    Verschil tussen een proformafactuur en een offerte

    Een offerte is een aanbod: je klant kan nog ja of nee zeggen. Een proformafactuur stuur je meestal als je klant al ja heeft gezegd.

    Op een offerte staat vaak hoe lang het aanbod geldt. Op een proformafactuur staat een vervaldatum, voor als je klant vooruit betaalt.

    Proformafactuur voorbeeld: wat zet je erop?

    Zet erop wat er straks ook op de echte factuur staat. Zo ziet je klant precies wat hij krijgt en wat het kost.

    • Jouw gegevens en die van je klant.
    • De datum en de vervaldatum. Een nummer mag, maar hoeft niet.
    • Wat je levert, met aantal, prijs en btw-tarief.
    • Het totaal zonder btw, de btw en het totaal met btw.
    • De zin "Dit is geen factuur."

    Het voorbeeld bovenaan deze pagina komt uit de tool. Je eigen proformafactuur ziet er net zo uit.

    Proformafactuur of voorschotfactuur?

    Een voorschotfactuur is een echte factuur voor een deel van het bedrag, vooraf. Een proformafactuur is geen factuur, ook al staan er bedragen op.

    Moet je klant vooraf een deel betalen? Stuur dan een voorschotfactuur voordat hij moet betalen: kies in de tool bij "Wat maak je?" voor Voorschotfactuur.

    Mag er btw op een proformafactuur?

    Ja, je mag de btw op een proformafactuur laten zien. Zo weet je klant wat hij in totaal gaat betalen.

    Je klant kan die btw niet terugvragen met de proformafactuur. Dat kan pas met de echte factuur.

    Boek je een proformafactuur in je administratie?

    Nee, een proformafactuur boek je niet als omzet. Pas de echte factuur gaat in je administratie en telt mee voor je btw-aangifte.

    Proformafactuur voor de douane

    Bij invoer accepteert de Douane soms een proformafactuur als er nog geen factuur is. Dat kan alleen als de gegevens erop kloppen.

    Anders telt de proformafactuur alleen als steun voor een voorlopige waarde. De echte factuur lever je dan later aan.

    Van proformafactuur naar echte factuur

    Is de opdracht rond, maak dan de echte factuur. Kies bij "Wat maak je?" voor Factuur en geef hem een nummer.

    Je gegevens blijven staan zolang dit tabblad open is. Je hoeft ze dus niet opnieuw in te vullen.

    Vragen over de proformafactuur

    Staat je vraag er niet bij? Kijk bij de stappen als je klant niet betaalt.

    Heeft een proformafactuur een nummer nodig?

    In de tool is het nummer bij een proformafactuur niet verplicht. Gebruik je toch een nummer, neem dan een andere reeks dan voor je facturen.

    Moet je een proformafactuur betalen?

    Alleen als je hebt afgesproken dat je vooruitbetaalt. Je betaalt dan op basis van de proformafactuur en krijgt daarna een echte factuur.

    Wat is een proforma invoice?

    Dat is de Engelse naam voor een proformafactuur. De tool maakt hem in het Nederlands, in Word kun je de kopjes vertalen.

    Staat er een vervaldatum op de proformafactuur?

    Ja, de tool zet de datum en de vervaldatum erop. Zo weet je klant voor wanneer hij moet betalen als hij vooruit betaalt.

    Wanneer stuur je de echte factuur?

    Uiterlijk op de 15e dag na de maand waarin je leverde. Moet je klant vooruitbetalen, dan stuur je de factuur al voordat hij moet betalen.

    Kan ik de proformafactuur als Word downloaden?

    Ja, net als de PDF. In Word kun je de tekst daarna nog aanpassen.

    Meer over facturen

    Factuur makenFactuur makenFactuur makenFactuur voorbeeldFactuur makenCreditnotaNiet betaald?Betalingsherinnering