Betalingsherinnering maken

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk bericht waarin je je klant laat weten dat een factuur over de vervaldatum is. Je gaat ervan uit dat hij de factuur vergat, en je geeft een nieuwe datum om te betalen.

Een herinnering heeft nog geen gevolgen. Betaalt je klant daarna niet, dan volgt een aanmaning met een laatste termijn.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Je stuurt een betalingsherinnering zodra de vervaldatum van je factuur voorbij is, het liefst binnen 1 tot 7 dagen. Wacht geen weken.

Hoe eerder je herinnert, hoe groter de kans dat je snel betaald wordt. Een factuur die maanden openstaat, int je moeilijker.

Wat zet je in een betalingsherinnering?

In een betalingsherinnering zet je het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum, je rekeningnummer en een nieuwe uiterste betaaldatum. Met deze punten maak je een goede tekst.

• Factuurnummer, datum en bedrag
• De vervaldatum
• Je rekeningnummer en het kenmerk
• Een nieuwe termijn van 7 dagen
• Wat je klant doet als hij al betaalde
• Hoe je klant je kan bereiken

Heb je de factuur niet meer bij de hand? Maak hem opnieuw met de factuurmaker en stuur hem mee als bijlage.

Voorbeeldtekst: vriendelijk, zakelijk of per mail

Een goede betalingsherinnering is kort, gaat uit van een vergissing en noemt een concrete betaaldatum. Kies vriendelijk als je je klant goed kent, en zakelijk als je hem niet kent of als het om veel geld gaat.

Per mail zet je "Herinnering factuur 2026-014" in de onderwerpregel, houd je de tekst op drie zinnen en stuur je de factuur als bijlage mee. Als zzp'er met vaste klanten kun je ook een leukere tekst gebruiken, zolang het bedrag en de datum erin staan.

Hoe vaak stuur je een herinnering?

Eén betalingsherinnering is meestal genoeg, daarna volgt een aanmaning. De wet noemt geen aantal.

Stuur je toch een tweede herinnering, zet dan de toon wat zakelijker en noem een kortere termijn. Een derde of laatste herinnering heeft weinig zin: stuur dan een aanmaning.

Is een betalingsherinnering verplicht?

Een vriendelijke herinnering is niet verplicht. Bij een particulier heb je wel een ingebrekestelling en een 14-dagenbrief nodig voordat je rente en incassokosten mag vragen.

Bij een bedrijf is geen enkele brief verplicht. De handelsrente en de incassokosten lopen daar al vanaf de dag na de vervaldatum.

Hoe stuur je een betalingsherinnering?

Je kunt een betalingsherinnering per mail of als brief per post sturen. Ken je je klant, bel dan eerst: zo hoor je meteen of de factuur is aangekomen of dat er een probleem is.

Zet wat jullie afspraken daarna in een mail. Stuur de herinnering naar het adres waarmee je klant zelf mailt, en bewaar een kopie met de datum.

Mag je kosten of rente vragen in een herinnering?

Bij een particulier mag je in een herinnering geen kosten vragen. Bij een bedrijf loopt de handelsrente al en mag je minimaal € 40 incassokosten vragen.

In onze herinnering vragen we nog geen kosten, ook niet bij een bedrijf. Die komen pas in de aanmaning of de sommatie.

Welke datum zet je in de brief?

Reken de nieuwe betaaldatum vanaf de ontvangst van de brief door je klant, niet vanaf het moment dat jij hem verstuurt. Een brief werkt pas als hij is aangekomen (artikel 3:37 BW).

1. Je verstuurt de brief op 12 oktober 2026

   Dat is de dag waarop hij op de post gaat.

2. Hij komt aan op 14 oktober 2026

   Wij rekenen met de tweede postdag. Zondag, maandag en feestdagen tellen niet mee.

3. De laatste betaaldag is 21 oktober 2026

   Dat zijn 7 dagen na ontvangst.

Telt een herinnering voor de verjaring?

Ja, een schriftelijke herinnering stuit de verjaring, en daarna begint een nieuwe termijn van vijf jaar. Dat staat in artikel 3:317 van het Burgerlijk Wetboek.

Verkocht je een product aan een particulier, dan is de verjaringstermijn maar twee jaar (artikel 7:28 BW). Met de verjaring-check zie je op welke dag jouw factuur verjaart.