Incassokosten berekenen

Hoe bereken je de incassokosten?

Je berekent de incassokosten met een wettelijke staffel: over elk deel van het bedrag geldt een eigen percentage. Hoe hoger de hoofdsom, hoe lager het percentage over het volgende deel.

De staffel staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en geldt in 2026 nog steeds. De bron en een tabel per hoofdsom staan op staffel incassokosten.

De hoofdsom is het openstaande factuurbedrag, zonder rente. Een factuur van € 1.000 geeft dus € 150 aan incassokosten.

Rekenvoorbeelden boven € 2.500

Boven € 2.500 reken je elke schijf apart uit en tel je de bedragen op. Zo reken je de uitkomst van de calculator zelf na.

Hoeveel incassokosten mag je maximaal vragen?

Je mag minimaal € 40 en maximaal € 6.775 aan incassokosten vragen, ook als een incassobureau voor je int. Het maximum bereik je pas bij een hoofdsom van € 1.000.000.

Het minimum van € 40 geldt ook bij kleine bedragen. Bij een factuur van € 100 vraag je dus € 40, ook al is dat meer dan 15%.

Een incassobureau mag niet meer rekenen dan de staffel. Minder vragen mag altijd.

Wanneer mag je incassokosten vragen?

Bij een particulier mag je incassokosten pas vragen na een correcte 14-dagenbrief, bij een bedrijf direct na de vervaldatum. Het verschil staat in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek.

Bij een particulier

Een particulier betaalt pas incassokosten als hij na je 14-dagenbrief nog niet heeft betaald. Die brief noemt het bedrag aan incassokosten en geeft veertien dagen om te betalen.

De termijn begint pas op de dag na ontvangst van de brief. Maak hem met de 14-dagenbrief, dan staat de termijn er goed in.

Bij een bedrijf

Een bedrijf is na de vervaldatum direct in verzuim, dus je mag dan meteen incassokosten vragen. Een aanmaning is daarvoor niet nodig, en je mag altijd minimaal € 40 vragen.

Hogere kosten mag je alleen vragen als je dat in je algemene voorwaarden afsprak, en ze moeten redelijk zijn. Stuur wel een sommatie met het bedrag erin, dan weet je klant waar hij aan toe is.

Meerdere facturen of termijnen

Meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant tel je op, en daarover reken je de staffel één keer. Drie facturen van € 100 geven samen € 45 aan incassokosten, niet 3 keer € 40.

Bij een particulier staat dit in de wet. Bij een bedrijf telt de kantonrechter facturen die in één aanmaning konden meestal ook op.

Sinds 1 oktober 2024 geldt een aparte regel voor termijnbetalingen tot € 266,67, zoals een abonnement. Je vraagt dan € 40 voor de eerste onbetaalde termijn en € 20 voor elke volgende binnen zes maanden.

Betaalt een klant zes maanden zijn abonnement van € 50 niet, dan vraag je dus € 140. Dat is € 40 plus 5 keer € 20.

Komt er btw bij de incassokosten?

Meestal niet: alleen als je een incassobureau of advocaat inschakelt en zelf geen btw kunt aftrekken. Dan worden € 150 incassokosten € 181,50.

Ben je btw-plichtig, dan vraag je alleen het bedrag uit de staffel. Die staffel reken je wel over het factuurbedrag inclusief btw, zonder de rente.

De wettelijke rente vraag je apart. Die bereken je met de rekenhulp voor wettelijke rente.

WIK of BIK: wat is het verschil?

WIK en BIK geven dezelfde incassokosten, dus voor het berekenen maakt de naam niet uit. WIK is de Wet incassokosten, en het Besluit BIK bevat de staffel met de bedragen.

Beide gelden sinds 1 juli 2012. Bij een particulier mag je niet van de staffel afwijken in het nadeel van je klant, ook niet in je algemene voorwaarden.

Welke fouten kosten je de incassokosten?

Een te hoog bedrag of een brief die niet aan de regels voldoet, kan je de incassokosten kosten bij een particulier. De rechter kan ze dan helemaal afwijzen, niet alleen het deel dat te hoog is.

Let vooral op deze punten:

• Noem in je 14-dagenbrief precies het bedrag uit de staffel.
• Schrijf "binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief", niet "na dagtekening".
• Reken geen administratiekosten bovenop de incassokosten.
• Vraag geen extra kosten voor een betalingsregeling.

De Rechtspraak beschrijft wat er in de brief moet staan in de aanbeveling over de 14-dagenbrief.