Zo maak je een factuur in 4 stappen
Een simpele factuur maak je hierboven in een paar minuten. Je hebt geen account en geen programma nodig.
- Jouw gegevens. Vul je naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer in.
- Je klant. Vul de naam en het adres in. Kies of je klant een bedrijf of een particulier is.
- Wat je leverde. Zet elke dienst of elk product op een regel, met aantal, prijs en btw-tarief.
- Downloaden. Klik op Download als PDF of Download als Word. Het bestand komt in je downloads.
De PDF stuur je als bijlage in een e-mail naar je klant. Het Word-bestand gebruik je als je de tekst nog wilt aanpassen.
Bij "Wat maak je?" kies je ook een proformafactuur of een creditnota. Op hun eigen pagina lees je wanneer je die gebruikt.
Wat moet er op een factuur?
De Belastingdienst noemt deze gegevens voor een factuur met btw. De tool vraagt erom en zet ze op de goede plek.
- Jouw volledige naam. Gebruik je juridische naam, of een handelsnaam die met adres en plaats bij de KvK staat.
- De volledige naam van je klant.
- Jouw volledige adres. Dit is de plek waar je echt zaken doet: een postbusnummer alleen is niet genoeg.
- Het volledige adres van je klant.
- Jouw btw-identificatienummer. Dat begint met NL.
- Jouw KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
- De datum waarop je de factuur uitgeeft.
- Een factuurnummer uit een doorlopende reeks. Je mag meer dan één reeks gebruiken, maar elk nummer gebruik je maar één keer.
- Bij goederen: welke goederen je leverde en hoeveel. Bij diensten: welke diensten en hoe omvangrijk.
- De datum waarop je de goederen of diensten leverde, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag zonder btw. Heb je meer dan één btw-tarief, dan vermeld je de bedragen per tarief. Noem waar het kan ook de prijs per stuk.
- Het btw-tarief dat voor de goederen of diensten geldt.
- Het bedrag aan btw.
Eenvoudige factuur tot € 100
Is het totaal met btw niet meer dan € 100, dan mag je een eenvoudige factuur maken. Daarop staan alleen de datum, jouw naam en adres, wat je leverde en de btw.
De tool maakt altijd een volledige factuur. Die is ook goed voor kleine bedragen.
Welk btw-tarief kies je?
Je kiest het tarief per regel: 21%, 9%, 0%, btw verlegd of geen btw (KOR). Welk tarief geldt, hangt af van wat je levert.
Btw verlegd
Verleg je de btw, dan draagt je klant de btw af in plaats van jij. Op de factuur staat dan "Btw verlegd" met het btw-nummer van je klant.
De tool vraagt dan om dat btw-nummer. Verleggen kan alleen naar een bedrijf, niet naar een particulier.
Geen btw door de KOR
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. De tool zet dan "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling" op de factuur.
Met de KOR reken je op geen enkele regel btw. Daarom kun je KOR in de tool niet combineren met 21% of 9%.
Factuur zonder btw
Doe je mee aan de KOR of verleg je de btw, dan staat er geen btw-bedrag op je factuur. Wel staat erop waarom: de KOR of "btw verlegd".
Een voorbeeld zonder btw zie je bij de voorbeelden per situatie.
Je factuurnummer houd je zelf bij
Je vult het factuurnummer zelf in. De tool bewaart niets, dus houd je nummers bij in een lijst of spreadsheet.
Elk nummer gebruik je maar één keer, in een doorlopende reeks. Je mag meer dan één reeks gebruiken, bijvoorbeeld 2026-001 en verder.
Factuur versturen en bewaren
Stuur de factuur uiterlijk op de 15e dag na de maand waarin je leverde. Factureer je later, dan geef je de btw toch aan over het tijdvak waarin de factuur er had moeten zijn.
Bewaar je facturen 7 jaar, in de vorm waarin je ze stuurde. Facturen over een huis, grond of ander onroerend goed bewaar je 10 jaar.
Factuur maken zonder KvK of als particulier
Het KvK-nummer hoort alleen op je factuur als je bij de KvK staat ingeschreven. Sta je er niet in, laat het veld dan leeg: de tool vraagt het niet verplicht.
Verdien je af en toe wat bij, dan hoef je je volgens de KvK meestal niet in te schrijven. Je geeft het geld dan op als inkomsten uit overig werk.
Wat als je klant niet betaalt?
Stuur dan een betalingsherinnering. Na de download zet je de vervaldag in je agenda, met een link naar de herinnering.
Betaalt je klant daarna nog steeds niet? In het stappenplan zie je welke brief je daarna stuurt.
