Wat is een 14-dagenbrief?
Een 14-dagenbrief is de laatste aanmaning aan een particulier, met 14 dagen om te betalen voordat je incassokosten mag vragen. Een andere naam is WIK-brief.
WIK staat voor Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, die sinds 1 juli 2012 geldt. De regel zelf staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek.
Is een 14-dagenbrief verplicht?
Ja, bij een particulier is de 14-dagenbrief verplicht als je incassokosten wilt vragen. Bij een bedrijf is hij niet nodig.
Zonder deze brief mag je een particulier alleen de factuur en de rente laten betalen. Bij een zakelijke klant mag je de incassokosten al vanaf de dag na de vervaldatum vragen, daar stuur je een sommatie.
Wanneer stuur je een 14-dagenbrief?
Pas als je klant in verzuim is, dus na het verlopen van je ingebrekestelling. De wet zegt dat je de brief stuurt na het intreden van het verzuim.
Stuur je hem te vroeg, voordat je klant in verzuim is, dan kan de rechter de incassokosten afwijzen. Wacht dus tot de termijn van je ingebrekestelling voorbij is.
Wat moet er in de 14-dagenbrief staan?
Een termijn van 14 dagen die begint op de dag na ontvangst van de brief. En het bedrag aan incassokosten dat je vraagt als je klant niet betaalt.
De Rechtspraak geeft in haar aanbeveling over de 14-dagenbrief de formulering: betaling binnen 14 dagen vanaf de dag nadat de brief bij je klant is bezorgd. Vermeld ook dat de rente doorloopt.
Zo tel je de 14 dagen
De termijn loopt vanaf de dag dat je klant de brief krijgt. Dat is niet de dag waarop jij hem verstuurt.
Je verstuurt de brief op 12 oktober 2026Dat is de dag waarop hij op de post gaat.
Hij komt aan op 14 oktober 2026Wij rekenen met de tweede postdag. Zondag, maandag en feestdagen tellen niet mee.
De laatste betaaldag is 28 oktober 2026De termijn begint de dag na ontvangst en duurt 14 dagen.
Hoeveel incassokosten mag je vragen?
Een percentage per schijf van de hoofdsom, minimaal € 40 en maximaal € 6.775. Dat staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over € 2.500 tot € 5.000 | 10% |
| Over € 5.000 tot € 10.000 | 5% |
| Over € 10.000 tot € 200.000 | 1% |
| Over elk bedrag boven € 200.000 | 0,5% |
Heb je meerdere facturen bij dezelfde klant? Dan tel je ze op en reken je de staffel één keer.
Btw op incassokosten
Op de incassokosten komt meestal geen btw. Alleen als je een incassobureau inschakelt en zelf geen btw kunt aftrekken, mag er 21% btw bij (artikel 2 lid 3 Besluit BIK): dan wordt € 150,00 aan incassokosten € 181,50.
Geen administratiekosten erbij
Naast de incassokosten mag je geen administratiekosten of boete rekenen, want bij een particulier is de staffel het maximum (artikel 6:96 lid 5 BW). Vraag je toch meer, dan kan de rechter alle incassokosten afwijzen.
Abonnementen en termijnen
Bij een abonnement mag je niet voor elke onbetaalde maand opnieuw € 40 vragen. Sinds 1 oktober 2024 vraag je bij termijnen tot € 266,67 € 40 voor de eerste onbetaalde termijn en € 20 voor elke volgende binnen zes maanden (artikel 2a Besluit BIK).
Blijft een abonnement van € 50 zes maanden onbetaald, dan vraag je dus € 140 en niet 6 keer € 40.
Particulier of zzp'er?
Een zzp'er is een particulier als hij de dienst voor privé afnam, en een bedrijf als hij hem voor zijn bedrijf afnam. Voor zijn bedrijf stuur je een sommatie, voor privé een 14-dagenbrief.
Twijfel je? Stuur dan een 14-dagenbrief, dan loop je het minste risico.
Welke fouten maken de 14-dagenbrief ongeldig?
Een te korte termijn, een te hoog bedrag of een brief die je klant niet ontving, kost je de incassokosten. Een te korte termijn is volgens de Hoge Raad niet te herstellen: je moet dan een nieuwe brief sturen.
- "Binnen 14 dagen na dagtekening" is te kort, want de termijn begint pas na ontvangst.
- Bij een bedrag hoger dan de staffel kan de rechter alle incassokosten afwijzen.
- Per mail mag, maar je moet kunnen bewijzen dat hij aankwam. Stuur hem daarom ook per post of aangetekend.
Wat gebeurt er na de 14 dagen?
Betaalt je klant niet, dan is hij vanaf de dag na de termijn de incassokosten verschuldigd. Je hoeft daarvoor geen extra brief te sturen, dat besliste de Hoge Raad in 2014.
Daarna geef je de vordering uit handen aan een incassobureau, of je stapt naar de kantonrechter. Tot € 25.000 heb je daar geen advocaat nodig, de zaak begint met een dagvaarding door een deurwaarder.
