Sommatiebrief maken

Wat is een sommatie?

Een sommatie is de laatste brief waarin je een zakelijke klant eist dat hij betaalt, voordat je de vordering uit handen geeft. Sommeren betekent: iemand formeel opdragen iets te doen.

Juridisch is een sommatie een vorm van aanmaning. Het verschil zit in de toon en de inhoud: in een sommatie vraag je ook de rente en de incassokosten, en je noemt de vervolgstap.

Wanneer stuur je een sommatiebrief?

Je stuurt een sommatiebrief als je zakelijke klant ook na je herinnering en aanmaning niet betaalt. Het is je laatste brief voordat je een incassobureau inschakelt of naar de rechter stapt.

Je mag ook eerder sommeren. Bij een bedrijf is geen herinnering of aanmaning verplicht, want de handelsrente en de incassokosten lopen al vanaf de dag na de vervaldatum.

Sommatie, aanmaning of 14-dagenbrief?

Een sommatie stuur je aan een bedrijf, een 14-dagenbrief aan een particulier. Alleen bij een particulier is die 14-dagenbrief verplicht, anders mag je geen incassokosten vragen.

De 14-dagenbrief heet ook WIK-brief. Andere sites noemen de sommatie soms zo, maar wij houden ze uit elkaar: sommatie voor bedrijven, 14-dagenbrief voor particulieren.

Wat moet er in een sommatiebrief staan?

In een sommatiebrief staan de facturen, het totaal met handelsrente en incassokosten, een laatste termijn en de vervolgstap als je klant niet betaalt. Met deze onderdelen voldoet je brief.

• Het woord sommatie en het factuurnummer
• Per factuur nummer, datum, vervaldatum en bedrag
• Handelsrente tot vandaag en incassokosten
• Een termijn van 14 dagen na ontvangst
• Je rekeningnummer en het kenmerk
• Wat je doet als hij niet betaalt

Schrijf zakelijk en zonder dreigende taal. Noem alleen een vervolgstap die je ook echt gaat zetten.

Hoeveel incassokosten mag je vragen?

Je vraagt de wettelijke staffel over het totaal van je openstaande facturen, met een minimum van € 40. Bij een factuur van € 1.000 zijn dat € 150.

De staffel is 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500 en daarna steeds minder, tot maximaal € 6.775. Heb je meerdere facturen bij dezelfde klant, tel ze dan eerst op.

Een sommatie stopt de verjaring

Een schriftelijke sommatie stuit de verjaring: je hebt daarna weer vijf jaar om je geld te innen. Dat staat in artikel 3:317 van het Burgerlijk Wetboek.

Een factuur verjaart vijf jaar nadat hij opeisbaar werd, meestal de dag na de vervaldatum. Een telefoontje stuit de verjaring niet, een brief waarin je duidelijk betaling eist wel.

Op welke dag jouw factuur verjaart, zie je met de verjaring-check.

Hoe verstuur je een sommatie?

Je verstuurt een sommatie zelf, per e-mail en per post, en aangetekend als je bewijs van ontvangst wilt. Een deurwaarder of advocaat is er niet voor nodig.

Een deurwaarder kan een sommatie ook officieel laten betekenen met een exploot. Dat bewijst dat je klant hem kreeg, maar kost meer dan een brief die je zelf verstuurt.

Wat komt er na een sommatie?

Betaalt je klant niet, dan schakel je een incassobureau in of stap je naar de rechter. Een bureau neemt het werk over, bij de rechter vraag je zelf om een uitspraak.

Vorderingen tot € 25.000 gaan naar de kantonrechter, daar heb je geen advocaat nodig. De procedure begint met een dagvaarding door een deurwaarder.